Belastingcontrole: wat je moet weten als zelfstandige of…

In het kort

Een belastingcontrole wordt in de meeste gevallen vooraf aangekondigd. De fiscus mag documenten opvragen, maar mag niet zomaar in je computer of bureau rondsnuffelen. Bij aanwijzingen van fraude kan de onderzoekstermijn oplopen tot 10 jaar en kan het bankgeheim worden opgeheven. Wie niet akkoord gaat met de bevindingen, beschikt over een formeel bezwaarrecht. Bij vaststellingen volgen een belastingsupplement, een boete én nalatigheidsinteresten van 4%.

Hoe verloopt een belastingcontrole?

Aangekondigde controle

De meeste controles door de fiscus worden op voorhand aangekondigd. Je krijgt een brief met daarop alle praktische gegevens: waar en wanneer de belastingcontroleur langskomt, wat die zal controleren en over welke periode het gaat.

Komt het voorgestelde moment van de controle niet uit voor jou? Neem dan zo snel mogelijk contact op met de Fiscus om een andere datum te regelen.

In principe mag de belastingcontroleur niet zomaar je privéwoning bezoeken. Maar als je bedrijf daar gevestigd is, heeft die natuurlijk niet veel andere keuze.

Onaangekondigd bezoek (visitatierecht)

De fiscus kan ook een onaangekondigd bezoek (visitatierecht) vragen, maar enkel tijdens de kantooruren. Daarbij gelden strikte regels:

De controleur moet de reden van zijn bezoek opgeven.
De controleur moet zijn identiteit bewijzen.
Je mag de toegang weigeren, maar meestal doe je dit beter niet.

Het visitatierecht wordt meestal gebruikt om na te gaan of de verplichte boeken aanwezig zijn, of de geregistreerde kassa correct gebruikt wordt, enzovoort.

Belangrijk: Een belastingcontrole is geen huiszoeking. De fiscus moet de documenten aan jou vragen en mag niet zomaar in je bureau of computer rondsnuffelen. Je hebt te allen tijde het recht om een controle af te breken.

Behalve als er een sterk vermoeden van fraude is én de fiscus een politiebevel bijheeft, kan je een controle niet tegenhouden. Wenst de fiscus bovendien een woning te bezoeken, dan moet dit gebeuren tussen 5u ‘s morgens en 21u ‘s avonds.

Wat wordt er gecontroleerd?

Tijdens een belastingcontrole moet je alle inkomsten en uitgaven voor een bepaalde periode in jouw kantoor ter beschikking stellen. Dit zijn:

Aankoopfacturen
Bonnetjes
Verkoopfacturen
Bankafschriften
Ieder geschrift, hoe gering ook, wordt in principe geacht een bewijsstuk te zijn om je inkomsten en je uitgaven te bepalen en moet kunnen worden voorgelegd.

Hoe ver kan de fiscus teruggaan?

Situatie	Onderzoekstermijn
Normale controle	3 jaar
Vermoeden van fraude	10 jaar

Tip: Dit is meteen een goede reden om altijd een aparte professionele bankrekening voor je onderneming te openen, ook als je een eenmanszaak hebt. Dan hoef je bij een controle enkel je professionele rekening voor te leggen. Betaal je af en toe iets voor je zaak met je privérekening? Dat kan gebeuren, maar als er veel van deze privé betaalde onkosten in je boekhouding zitten, dan mag de fiscus ook deze rekening inkijken.

Wat is een indiciaire afrekening?

Bij een indiciaire afrekening zal de belastingadministratie nagaan of je voor een bepaald jaar niet meer hebt uitgegeven dan je hebt verdiend. Blijkt uit deze indiciaire afrekening dat je uitgaven groter waren dan je inkomsten, dan heeft de fiscus al snel het vermoeden dat deze uitgaven werden betaald met “zwarte inkomsten”.

De fiscus mag, conform artikel 341 WIB, de belastingplichtige taxeren volgens tekenen en indiciën. Het befaamde artikel 341 luidt als volgt:

“Behoudens tegenbewijs mag de raming van de belastbare grondslag, zowel voor rechtspersonen als voor natuurlijke personen, worden gedaan volgens tekenen en indiciën waaruit een hogere graad van gegoedheid blijkt dan uit de aangegeven inkomsten.

Wanneer het tegenbewijs van de belastingplichtige betrekking heeft op verkopen van roerende waarden of andere financiële instrumenten die hij zich als belegging heeft aangeschaft, hebben de ingeroepen aankoop- of verkoopborderellen of -documenten tegenover de Administratie der directe belastingen slechts bewijskracht indien ze de vermelding “op naam” dragen en zijn opgesteld ten name van de belastingplichtige of van de personen van wie hij de rechthebbende is.”

De fiscus zal dus nagaan of de inkomsten de uitgaven overtreffen. Ze zullen eerst de uitgaven bepalen. Deze kunnen bestaan uit de volgende bestanddelen:

Levensonderhoud: privé-uitgaven voor voeding, kledij, nutsvoorzieningen, vakanties, hobby’s, enz.;
Aflossingen leningen;
Betalingen levensverzekeringen;
Pensioensparen;
Betaling onderhoudsgelden;
Giften;
Toename van de bank- en spaarrekeningen;
Investeringen;
Toename van de voorraad;
Enz.

Deze kosten zal men moeten kunnen verantwoorden met de volgende inkomsten:

Winsten;
Geboekte afschrijvingen van het boekjaar;
Inkomsten als werknemer of als bedrijfsleider;
Afname bank- en spaarrekeningen;
Afname van de voorraden;
Ontvangen handgiften waarvan men een bewijs op naam kan voorleggen;
Enz.

Praktisch voorbeeld

Men zal altijd voorzichtig moeten zijn bij grote aankopen. Stel dat men een appartement aan de kust aankoopt voor € 300.000, dan zal men deze aankoop moeten kunnen verantwoorden. Heeft men hiervoor een lening aangegaan, dan zal er niet onmiddellijk een probleem zijn. Heeft men dat niet gedaan, dan zal men dit anders moeten kunnen verantwoorden. Men kan bijvoorbeeld een handgift van de ouders ontvangen hebben — maar men moet dit wel kunnen bewijzen. Heeft men het met spaargeld gekocht, dan moet men dit kunnen aantonen aan de hand van de stand van de spaarrekening. Men hoeft niet álle rekeninguittreksels van de spaarrekening voor te leggen: het beginsaldo en het eindsaldo zijn voldoende. Blijkt hieruit dat de rekening met € 300.000 is gezakt, dan is dat voldoende.

Een indiciaire afrekening moet altijd over een volledig jaar gebeuren. Heeft men dus investeringen gedaan in januari, dan kan men dit nog altijd perfect verantwoorden met inkomsten die men in december van datzelfde jaar heeft ontvangen. Koopt men bijvoorbeeld een wagen aan in januari 2011 voor € 30.000 zonder hiervoor een lening af te sluiten, dan kan men dit nog altijd verantwoorden als men in december 2011 een lening of een gift van de ouders krijgt.

Let op: Van buitenlandse rekeningen kan de fiscus altijd álle rekeninguittreksels opvragen.

Bankgeheim: wanneer kan de fiscus je rekeningen inkijken?

De basisregel

Het fiscale bankgeheim inzake belastingcontrole houdt in dat de administratie in principe niet gemachtigd is om in de rekeningen, boeken en documenten van de bank-, wissel-, krediet- en spaarinstellingen inlichtingen in te zamelen met het oog op het belasten van hun cliënten.

Opheffing van het bankgeheim

Maar volgens het nieuwe artikel 322 WIB kan de fiscus het bankgeheim opheffen in twee situaties:

Er bestaan aanwijzingen van belastingontduiking.
De fiscus is van plan om de belastbare grondslag te bepalen volgens artikel 341 WIB, dus wanneer zij een indiciaire afrekening wil maken.

Zelfs zonder ernstige aanwijzingen van belastingontduiking heeft de fiscus dus de mogelijkheid om inlichtingen in te zamelen bij banken, als men voornemens is te taxeren volgens tekenen en indiciën.

Ook bij vragen vanuit het buitenland zal de fiscus het bankgeheim kunnen doorbreken. Dat geldt zowel voor vragen van de fiscus uit een ander EU-land als uit een land waarmee België een verdrag heeft gesloten over zogenaamde wederzijdse bijstand.

Hoe verloopt dat in de praktijk?

De fiscus kan echter niet achter jouw rug naar de bank stappen en gegevens over je opvragen. Er wordt namelijk gewerkt met een getrapt systeem:

De fiscus is eerst verplicht om de gewenste informatie bij jou op te vragen.
Is die informatie onvoldoende, dan kan zij verdere stappen ondernemen.
De belastingcontroleur zelf is hiertoe niet bevoegd en zal eerst toestemming moeten vragen aan de gewestelijke directeur.

Kan je de fiscus inzage in ‘privé’-rekeningen weigeren?

De belastingdiensten mogen normaal enkel je beroepsrekeningen inkijken: zowel zicht-, spaar- als effectenrekeningen voor professioneel gebruik.

Wat een beroepsrekening is, hangt dus niet af van het type rekening, maar wel van het werkelijk gebruik:

Vindt de fiscus één professionele verrichting vanuit een privérekening, dan wordt deze rekening beschouwd als een professionele rekening.
Omgekeerd kan de fiscus ook inzage vragen in je privérekeningen als je je professionele rekeningen zelfs maar één keer gebruikt voor privé-uitgaven. En dat gebeurt meer dan je denkt.

Laten we uitgaan van een situatie waarmee je als zelfstandige of bedrijfsleider zeker ooit te maken krijgt: je kredietkaart op naam van de zaak gebruik je in normale omstandigheden nooit privé. Behalve die ene keer, toen je je eigen kredietkaart thuis had laten liggen.

Die privékosten verschijnen dan op de uittreksels van de beroepsrekening en worden bij een volgende fiscale controle uit de beroepskosten gehaald. Maar zelfs dan mag de belastingcontroleur de hele boekhouding onderwerpen aan een strenge controle, op zoek naar andere overdreven kosten en niet-aangegeven inkomsten — én je verzoeken om ook de privérekeningen te controleren.

Wat maakt van een bankrekening een beroepsrekening?

Dat is in het fiscale jargon een ‘feitenkwestie’. Het is aan de fiscus om, aan de hand van feitelijke omstandigheden, te bewijzen dat de omstreden privérekening wel degelijk beroepsmatig is gebruikt. En daar kan dus flink over worden gediscussieerd…

Zo’n dispuut met de fiscus kun je maar beter voorkomen. Door beroepsrekeningen strikt gescheiden te houden van privérekeningen, speel je op zeker. En dus betaal je een leverancier beter niet via een privérekening.

Een zelfstandige of een vennootschap mag wel een beroepsmatige zichtrekening hebben waarmee alle verrichtingen voor de zaak worden gedaan, en daarnaast een privéspaarrekening waarop overtollig geld van de zaak wordt overgeschreven. Dat is privéspaargeld op een rekening die de fiscus niet kan inkijken.

Die intresten zijn dan ook niet belastbaar als beroepsinkomen; je betaalt er 15% of 25% roerende voorheffing op. Interesten op een beroepsrekening daarentegen worden aanzien als belastbare beroepsinkomsten en ook als dusdanig belast, tegen de marginale aanslagvoet van maximaal 50% (plus gemeentebelasting), en dat vanaf de eerste euro intresten.

Opereer je vanuit een vennootschap? Dan kun je wél professionele kosten vanuit je privérekening betalen zonder de fiscus de sleutel tot je privérekeningen te geven, zolang je ze in de boekhouding opneemt via de lopende rekening-courant van je onderneming. Met andere woorden: betaal je een professionele factuur vanuit je privérekening, geef deze factuur dan in als een boeking ten opzichte van de rekening-courant. De rekening-courant is geen bankrekening, maar een schuld van het bedrijf aan jou. Zo scherm je je privérekening af.

Overzicht: hoe bescherm je je privérekening?

Situatie	Advies / gevolg
Eenmanszaak of vennootschap	Houd beroeps- en privérekeningen strikt gescheiden
Privéspaarrekening met overtollig geld van de zaak	Toegestaan — intresten belastbaar aan 15% of 25% roerende voorheffing (niet als beroepsinkomen)
Beroepsrekening	Intresten = belastbaar beroepsinkomen, belast tegen marginale aanslagvoet tot 50% + gemeentebelasting, vanaf de eerste euro
Professionele factuur betaald via privérekening (in een vennootschap)	Boek via de rekening-courant — zo schermt de fiscus je privérekening af

Gevolgen van een controle

Akkoord of niet-akkoord

Bij vaststellingen van verkeerde aftrek, interpretatieverschillen of fouten kan een akkoord ondertekend worden door jou of je gemachtigde.

Is er geen akkoord bereikt, dan stuurt de administratie je een bericht van wijziging via een aangetekende brief. Daarin vermeldt ze de motieven voor de wijziging van de inkomsten of andere elementen van je aangifte.

Je hebt 1 maand (te rekenen vanaf de derde werkdag die volgt op de verzending van de brief) de tijd om:

Akkoord te gaan, of
Je opmerkingen te geven. Je antwoord moet schriftelijk en ondertekend gebeuren.

Bij gebrek aan een antwoord binnen de gewenste termijn gaat de administratie over tot een aanslag van ambtswege.

In geval van niet-akkoord onderzoekt de controleur je argumenten. Als hij het nodig acht om de gevestigde aanslag geheel of gedeeltelijk te behouden, stuurt de controleur je per aangetekende brief een definitief antwoord waarin hij je informeert waarom hij geen rekening heeft gehouden met je argumenten.

Financiële gevolgen

1. Belastingsupplement Dit is een berekening van de nog niet betaalde belastingen.

2. Verhoging / boete

A. Overtreding te wijten aan omstandigheden onafhankelijk van de wil van de belastingplichtige: Nihil

B. Overtreding zonder het opzet de belasting te ontduiken:

Overtreding	Boete
1ste overtreding	10%
2de overtreding	20%
3de overtreding	30%
4de overtreding en volgende	Toepassing van punt C

C. Overtreding met het opzet de belasting te ontduiken:

Overtreding	Boete
1ste overtreding	50%
2de en 3de overtreding	75%
4de en 5de overtreding	100%
6de en 7de overtreding	150%
8ste overtreding en volgende	200%
Gepaard gaand met valsheid of gebruik van valse stukken, of met een omkoping of een poging tot omkoping van ambtenaren	200%

D. Andere boeten: voor de volledige lijst verwijzen we naar het actuele overzicht van FOD Financiën.

3. Interesten (nalatigheidsinteresten) Vanaf de dag waarop je normaal had moeten betalen, wordt op de achterstallige som (herberekening + boete) een interest gerekend: de nalatigheidsinteresten. Dit zijn de interesten die je moet betalen aan de fiscus als je een belasting of voorheffing te laat betaalt. Voor het kalenderjaar 2024 bedragen deze, net zoals de vorige jaren, 4% (jaarlijks geïndexeerd via koninklijk besluit).

Belastingcontrole: wat je moet weten als zelfstandige of ondernemer