Werfmelding voor poetsbedrijven: aanwezigheidsregistratie via Check In and Out at Work
Schoonmaakbedrijven zijn verplicht om elke poetssessie op een externe arbeidsplaats elektronisch te registreren via Check In and Out at Work (CIaO). De verplichting geldt definitief vanaf 1 mei 2025.
In het kort
Voer je schoonmaak- of onderhoudswerk uit bij derden? Dan moet elke aanwezige op de werkplek — werknemer, zelfstandige of onderaannemer — elektronisch inchecken via Check In and Out at Work (CIaO). De verplichting geldt definitief vanaf 1 mei 2025. Wie niet registreert, riskeert een boete per betrokken werknemer.
Wat is Check In and Out at Work (CIaO)?
Check In and Out at Work is de online applicatie van de RSZ waarmee aankomst, vertrek en rustpauzes van elke aanwezige persoon op een schoonmaaklocatie worden geregistreerd. Het systeem is beschikbaar via de website van de sociale zekerheid en via een smartphone.
Tijdlijn:
| Datum | Wat |
|---|---|
| 1 januari 2024 | CIaO-applicatie beschikbaar; vrijwillige registratie mogelijk |
| 1 april 2024 | Registratie verplicht |
| Tot 31 augustus 2024 | Geen boetes (tenzij fraude vastgesteld) |
| 1 september 2024 – 30 april 2025 | Inspectiediensten in begeleidingsmodus; nog geen sancties |
| 1 mei 2025 | Verplichting volledig van kracht; boetes mogelijk |
Waarom deze meldingsplicht?
De wetgever wil via de uitgebreide aanwezigheidsregistratie twee doelen bereiken:
- de veiligheid op de arbeidsplaats verbeteren
- zwartwerk en sociale fraude bestrijden
Voor wie geldt de verplichting?
De registratieplicht geldt op elke arbeidsplaats waar onderhouds- of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen worden verricht voor rekening van derden — ongeacht de waarde van de opdracht.
Elke aanwezige natuurlijke persoon moet geregistreerd worden, ongeacht hun statuut:
- werknemers
- zelfstandigen
- gedetacheerden
- aannemers en onderaannemers
Uitzonderingen — de verplichting geldt niet voor:
| Situatie | Uitleg |
|---|---|
| Eigen schoonmaakpersoneel | Publieke of private organisaties die hun eigen lokalen laten reinigen door eigen personeel |
| Privégebruik | Particulieren die reinigingsactiviteiten uitsluitend voor privédoeleinden laten uitvoeren |
| Dienstenchequebedrijven | Opdrachtgever is een particulier → valt niet onder de registratieplicht |
Wat moet je registreren?
Voor elke aanwezige persoon registreer je:
- identificatiegegevens (rijksregisternummer en/of Limosa-nummer)
- adres of geografische omschrijving van de arbeidsplaats
- hoedanigheid op de arbeidsplaats (werknemer, zelfstandige, gedetacheerde werknemer, gedetacheerde zelfstandige, aannemer of onderaannemer)
- identificatiegegevens van de werkgever (bij werknemers)
- bij zelfstandigen: identificatiegegevens van de opdrachtgever (natuurlijke persoon of rechtspersoon)
- tijdstip van aankomst, vertrek en rustpauzes
Hoe registreer je?
Twee mogelijkheden:
- Via de RSZ-applicatie Check In and Out at Work (webportaal)
- Via een gelijkwaardige registratiewijze, bijvoorbeeld een smartphone-app die de vereiste gegevens doorstuurt
Aangifte van werken (art. 30bis)
Naast de CIaO-registratie ben je ook verplicht een aangifte van werken in te dienen. Voor schoonmaakactiviteiten geldt deze aangifte ongeacht het bedrag van de opdracht — er is dus geen ondergrens.
Wat zijn de boetes bij niet-naleving?
Niet-naleving wordt gesanctioneerd via het sociaal strafwetboek (niveau 1 of niveau 3):
| Type sanctie | Bedrag |
|---|---|
| Administratieve geldboete | € 400 tot € 4.000 |
| Strafrechtelijke geldboete | € 800 tot € 8.000 |
De bedragen worden vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers. Boetes zijn geïndexeerd en kunnen dus jaarlijks wijzigen.
Opgelet: voor de CIaO-registratie zelf (aankomst/vertrek/rustpauze) vermeldt de RSZ ook specifieke boetes van € 10 tot € 100 per werknemer. Raadpleeg de RSZ FAQ CIaO voor de meest actuele sanctietabel.
Praktische tip
Zorg ervoor dat al je medewerkers en onderaannemers op de hoogte zijn van de registratieplicht vóórdat ze een klant bezoeken. Installeer de CIaO-app preventief op hun werktelefoons en maak een intern procedure voor de aangifte van werken. Zo vermijd je boetes ook in geval van een controlebezoek.
