Jaarlijkse verplichtingen voor Belgische vennootschappen
Elke Belgische vennootschap moet jaarlijks een reeks wettelijke verplichtingen nakomen: jaarrekening opstellen en neerleggen, algemene vergadering houden, registers bijhouden en aangiften indienen. Dit artikel geeft een overzicht van de tien belangrijkste procedures.
In het kort
Als vennootschap in België heb je elk jaar een aantal wettelijke verplichtingen: je jaarrekening opstellen en indienen, een algemene vergadering (AVA) organiseren, registers bijhouden en aangiften tijdig indienen. Het correct en tijdig nakomen van die verplichtingen voorkomt boetes, bestuursaansprakelijkheid en — in het ergste geval — een gerechtelijke ontbinding.
Overzicht van de tien belangrijkste verplichtingen
1. Jaarrekening opstellen en neerleggen
Het bestuur stelt jaarlijks de jaarrekening op: balans, resultatenrekening en toelichting, conform de Belgische boekhoudnormen. De jaarrekening geeft een volledig beeld van de financiële situatie van de onderneming.
| Stap | Termijn |
|---|---|
| Goedkeuring door de AVA | Binnen 6 maanden na het einde van het boekjaar |
| Neerlegging bij de Nationale Bank van België (NBB) | Binnen 30 dagen na de AVA, en uiterlijk 7 maanden na het einde van het boekjaar |
Een laattijdige neerlegging leidt tot oplopende administratieve boetes. Bovendien kan elke belanghebbende een procedure tot gerechtelijke ontbinding opstarten zodra de zeven-maandentermijn verstreken is.
2. Algemene vergadering van aandeelhouders (AVA)
De jaarlijkse AVA is een wettelijk verplichte bijeenkomst. Aandeelhouders keuren er de jaarrekening goed, beslissen over de winstverdeling en kunnen bestuurders benoemen of ontslaan.
De oproeping voor de AVA — met agenda — moet ten minste 15 dagen voor de vergadering verstuurd worden aan aandeelhouders, bestuurders en eventuele commissaris. Let op: de statuten van je vennootschap kunnen een andere (langere of, voor een BV, kortere) termijn vastleggen.
3. Winstverdeling en dividenduitkering
Tijdens de AVA beslissen de aandeelhouders of de winst (deels) uitgekeerd wordt als dividend. Die beslissing hangt af van de resultaten van het boekjaar en de financiële draagkracht van de vennootschap. Er gelden wettelijke beperkingen (netto-actieftest en liquiditeitstest bij een BV) die de uitkering kunnen blokkeren.
4. Aandelenregister bijhouden
Het aandelenregister van de vennootschap moet up-to-date zijn. Elke wijziging in het aandeelhouderschap — overdracht, nieuwe aandelen, inpandgeving — moet nauwkeurig geregistreerd worden. Dat register is een wettelijk vereist document.
5. Corporate governance verklaring (enkel voor beursgenoteerde vennootschappen)
Beursgenoteerde vennootschappen zijn verplicht een corporate governance verklaring op te stellen. Daarin leggen ze uit hoe ze de Belgische corporate governance-regels naleven. Dit document is niet van toepassing op de meeste kmo’s en BV’s.
6. Aangifte vennootschapsbelasting
Naast de vennootschapsrechtelijke verplichtingen moet je vennootschap jaarlijks een aangifte vennootschapsbelasting (VennB) indienen bij de FOD Financiën. De jaarrekening vormt de basis voor die aangifte. De indieningstermijn bedraagt doorgaans zes maanden na het einde van het boekjaar, maar de exacte deadline staat op het aanslagbiljet of het tax-on-web-dashboard.
7. Benoemingen en ontslagen van bestuurders
Wijzigingen in het bestuur — benoeming of ontslag van bestuurders — moeten eerst goedgekeurd worden door de AVA en daarna geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Zo blijven de openbare registers correct en actueel.
8. Controle door de commissaris (indien verplicht)
Middelgrote en grote vennootschappen zijn wettelijk verplicht een commissaris (bedrijfsrevisor) aan te stellen. De commissaris controleert de jaarrekening en brengt verslag uit aan de AVA. Dat verslag is cruciaal voor de geloofwaardigheid van de financiële rapportering. Kleine vennootschappen kunnen vrijwillig een commissaris aanstellen.
9. Neerleggen van jaarverslag en commissarisverslag
Naast de jaarrekening moeten ook het jaarverslag (en, indien van toepassing, het verslag van de commissaris) neergelegd worden bij de NBB. Die documenten geven een breder beeld van de prestaties en strategie van de vennootschap.
10. Statutenwijziging (indien van toepassing)
Als wetswijzigingen of interne beslissingen een aanpassing van de statuten vereisen, moet dat via een notariële akte en met goedkeuring van de AVA. Gewijzigde statuten worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Praktische tip
Zet de deadlines voor elk boekjaar meteen in je agenda zodra het boekjaar is afgesloten. Bij een boekjaar dat eindigt op 31 december:
| Verplichting | Uiterste datum |
|---|---|
| AVA houden + jaarrekening goedkeuren | 30 juni |
| Jaarrekening neerleggen bij NBB | 31 juli (of 30 dagen na AVA) |
| Aangifte vennootschapsbelasting | Doorgaans 30 september (check tax-on-web) |
Te laat indienen kost geld en vergroot het risico op bestuursaansprakelijkheid. Bij twijfel over de toepasselijke termijnen of verplichtingen: contacteer je accountant tijdig.
