Periodieke verplichtingen voor Belgische vennootschappen
Als Belgische vennootschap heb je een reeks terugkerende fiscale, boekhoudkundige en sociale verplichtingen. Dit artikel geeft een overzicht van de belangrijkste aangiften, deadlines en indieningskanalen.
In het kort
Als Belgische vennootschap moet je jaarlijks of periodiek een reeks aangiften indienen en verplichtingen nakomen — van BTW en vennootschapsbelasting tot fiches, jaarrekening en UBO-register. Een goed overzicht van de deadlines is de eerste stap om boetes te vermijden.
Overzicht van de periodieke verplichtingen
| Verplichting | Frequentie | Deadline | Platform |
|---|---|---|---|
| Vennootschapsbelasting (VennB) | Jaarlijks | 7 maanden na afsluiting boekjaar | Biztax |
| BTW-aangifte (maandelijks) | Maandelijks | 20e van de volgende maand | Intervat |
| BTW-aangifte (kwartaal) | Per kwartaal | 20e van de maand volgend op het kwartaal | Intervat |
| BTW-listing (klantenlisting) | Jaarlijks | 31 maart van het jaar volgend op het boekjaar | Intervat |
| Roerende voorheffing | Per maand van uitbetaling | Binnen 15 dagen na het einde van die maand | MyMinfin (RV on web) |
| Fiches 281.x | Jaarlijks | 28 februari van het jaar volgend op het betalingsjaar | Belcotax-on-web |
| Jaarrekening neerleggen | Jaarlijks | Binnen 30 dagen na goedkeuring AV, uiterlijk 7 maanden na afsluiting | NBB Balanscentrale |
| UBO-register | Jaarlijks (of bij wijziging) | Jaarlijkse update, of onmiddellijk bij wijziging | UBO-register |
| Bedrijfsvoorheffing | Maandelijks of kwartaal | Afhankelijk van regime | Finprof |
| Sociale bijdragen zelfstandige bestuurder | Per kwartaal | Kwartaaldeadlines sociaal fonds | Sociaal secretariaat |
| Intrastat-aangifte | Maandelijks (bij overschrijden drempel) | Vóór de 20e van de volgende maand | NBB / Statbel |
| OSS-aangifte | Per kwartaal | Vóór het einde van de maand volgend op het kwartaal | Intervat |
| FAVV-registratie en bijdrage | Jaarlijks (voedingssector) | Op basis van activiteit | FOODWEB |
Toelichting per verplichting
Vennootschapsbelasting (VennB)
Elke Belgische vennootschap dient jaarlijks een aangifte vennootschapsbelasting in, gebaseerd op de winst van het afgelopen boekjaar. De wettelijke deadline is 7 maanden na het einde van het boekjaar, via het platform Biztax. Voor vennootschappen met een boekjaar dat afsluit op 31 december betekent dit uiterlijk 31 juli van het volgend jaar — al verleent de Belgische fiscus mandatarissen (zoals een boekhoudkantoor) doorgaans een bijkomend uitstel.
BTW-aangifte
Afhankelijk van je omzet dien je de BTW-aangifte maandelijks of per kwartaal in via Intervat. In de aangifte rapporteer je de verschuldigde BTW (verkopen) én de aftrekbare BTW (aankopen).
- Maandelijks: deadline de 20e van de volgende maand.
- Per kwartaal: deadline de 20e van de maand die volgt op het afgelopen kwartaal.
BTW-listing (jaarlijkse klantenlisting)
Je dient jaarlijks een overzicht in van alle Belgische BTW-plichtige klanten aan wie je op jaarbasis meer dan € 250 (exclusief BTW) hebt gefactureerd. Deadline: uiterlijk 31 maart van het jaar volgend op het betrokken kalenderjaar, via Intervat.
Heb je geen klanten die de drempel overschrijden? Dan dien je een lege (nihil) klantenlisting in.
Roerende voorheffing
Betaal je rente op leningen of ken je dividenden toe? Dan moet je als vennootschap roerende voorheffing inhouden en die aangeven en doorstorten via MyMinfin (RV on web). Deadline: binnen 15 dagen na het einde van de maand waarin de uitbetaling plaatsvond.
Fiches 281.x
Elke vennootschap die betalingen doet aan personen of zelfstandigen — lonen, bedrijfsleidersvergoedingen, vergoedingen aan zelfstandigen, diverse inkomsten — moet jaarlijks fiscale fiches indienen via Belcotax-on-web. Veelgebruikte fiche-types:
- 281.10 — lonen (werknemers)
- 281.20 — vergoedingen aan zelfstandigen
- 281.50 — diverse inkomsten
Deadline: 28 februari van het jaar volgend op het jaar van uitbetaling.
Neerleggen van de jaarrekening
De meeste Belgische vennootschapsvormen zijn verplicht hun jaarrekening neer te leggen bij de Nationale Bank van België (NBB). De jaarrekening moet:
- Goedgekeurd zijn door de algemene vergadering, uiterlijk 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar.
- Neergelegd zijn bij de NBB binnen 30 dagen na die goedkeuring, en in elk geval uiterlijk 7 maanden na afsluiting van het boekjaar.
Laattijdige neerlegging leidt tot een boetetoeslag. Voor kleine vennootschappen die een verkort of micro-model indienen bedraagt die boete € 151 (vanaf de eerste dag van de negende maand na afsluiting).
Bedrijfsvoorheffing
Als je werknemers in dienst hebt, houd je bedrijfsvoorheffing in op hun lonen. Die voorheffing moet je periodiek aangeven en doorstorten via Finprof. Afhankelijk van je regime gebeurt dit maandelijks of per kwartaal.
Sociale bijdragen zelfstandige bestuurders
Heeft de vennootschap een of meerdere bestuurders met het statuut van zelfstandige? Dan zijn zij persoonlijk verplicht elk kwartaal sociale bijdragen te betalen aan hun sociaal fonds. De vennootschap zelf is hiervoor niet de aangifteplichtige, maar in de praktijk worden deze bijdragen vaak via de vennootschap betaald.
UBO-register
Elke Belgische vennootschap moet de uiteindelijke begunstigden (de personen die in laatste instantie de controle uitoefenen) registreren in het UBO-register. Deze informatie moet jaarlijks bevestigd worden, en onmiddellijk bijgewerkt worden als er een wijziging optreedt.
Intrastat-aangifte
Handel je in goederen met andere EU-landen en overschrijd je bepaalde drempelwaarden voor intracommunautaire aankomsten of verzendingen? Dan ben je verplicht maandelijks een Intrastat-aangifte in te dienen, vóór de 20e van de volgende maand.
OSS-aangifte (One Stop Shop)
Lever je goederen of diensten aan particulieren in andere EU-landen? Via de OSS-regeling dien je de verschuldigde BTW voor al die landen in één aangifte in via Intervat. Dit is een kwartaalaangifte, in te dienen vóór het einde van de maand volgend op het afgelopen kwartaal.
FAVV (voedingssector)
Actief in de voedingssector? Dan moet je geregistreerd zijn bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) en jaarlijks een bijdrage betalen. De precieze verplichtingen en bijdragebedragen hangen af van je activiteiten en worden beheerd via het FOODWEB-platform.
Praktische tip
Laat je niet verrassen door verlopende termijnen. Een boekhouder of accountant kan voor de meeste verplichtingen hierboven optreden als mandataris en zo de beschikbare indieningstermijnen maximaal benutten. Neem bij twijfel over je specifieke situatie altijd contact op met je boekhouder.
