Verplichte vermeldingen op de factuur
Een correcte factuur bevat een reeks verplichte gegevens die in het BTW-wetboek zijn vastgelegd. Ontbreken die gegevens, dan riskeert jij of je klant een weigering van BTW-aftrek bij controle.
In het kort
Een factuur stuur je verplicht uit wanneer je verkoopt aan een andere onderneming, of wanneer voor een handeling vrijwillig of verplicht een apart stuk wordt opgemaakt. Je hoeft het bedrag dan niet op te nemen in je dagontvangstenboek. Elke factuur moet een vaste set vermeldingen bevatten — ontbreken die, dan loop je bij een BTW-controle het risico dat de aftrek geweigerd wordt.
Wanneer stel je een factuur op?
Je maakt een factuur op wanneer je omzet:
- bestemd is voor gebruik door een andere onderneming (B2B), of
- betrekking heeft op een handeling waarvoor verplicht of vrijwillig een apart stuk wordt opgemaakt.
Heb je een facturatiepakket nodig? Neem dan eerst contact op met ons kantoor — we stellen graag een pakket voor dat rechtstreeks gekoppeld is aan de boekhouding.
Verplichte vermeldingen op een verkoopfactuur
Elke correcte verkoopfactuur bevat minstens de volgende gegevens:
| # | Vermelding | Toelichting |
|---|---|---|
| 1 | Het woord “factuur” | Verplicht te vermelden om verwarring met andere documenten te vermijden |
| 2 | Datum en volgnummer | Elk volgnummer is uniek en oplopend |
| 3 | Volledige naam en adres | Van zowel de uitreiker als de medecontractant, of de maatschappelijke benaming en rechtsvorm |
| 4 | Bankrekeningnummer | Jouw IBAN waarop de betaling verwacht wordt |
| 5 | BTW-nummer / ondernemingsnummer | Van beide partijen |
| 6 | Leveringsdatum of afwerkdatum | De datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden (of datum van het evenement) |
| 7 | Beschrijving en hoeveelheid | Voldoende gedetailleerde omschrijving van de geleverde goederen of diensten, én het toepasselijke BTW-tarief. Dit mag op de factuur zelf of via verwijzing naar een bijlage of offerte |
| 8 | Prijs | Indien meerdere BTW-tarieven van toepassing zijn: gesplitst per handeling of voorwerp |
| 9 | Bedrag verschuldigde BTW | Eventueel uitgesplitst per tarief |
| 10 | Reden van vrijstelling | Alleen indien de handeling niet aan BTW is onderworpen |
| 11 | Verwijzing naar eerdere facturen | Wanneer voor dezelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgemaakt |
Praktische tip — algemene voorwaarden
Je bent niet verplicht om je algemene voorwaarden op de factuur te zetten, maar het is wel aangewezen om ze op de achterzijde te vermelden. Zo zijn ze van bij het begin tegenwerpelijk aan je klant.
Bijzondere vermeldingen in specifieke situaties
Sommige situaties vragen om een extra vermelding:
| Situatie | Verplichte tekst |
|---|---|
| Kleine onderneming (vrijstellingsregeling) | “Vrij van BTW — artikel 56 §2 BTW-wetboek” |
| BTW verlegd naar medecontractant | ”BTW verlegd” |
| 6% BTW in de bouw | Specifieke vermelding BTW-tarief 6% (zie afzonderlijk artikel) |
| Self-billing (afnemer maakt factuur op) | “Factuur uitgereikt door afnemer” |
| Vrijgestelde handeling (bijv. art. 44 WBTW) | “Vrijgesteld van BTW op grond van artikel …” — de wettelijke grondslag moet gedetailleerd omschreven zijn |
| Bijzondere goederen | Aanvullende vermeldingen bij o.a. kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus en gebruikte goederen |
Wanneer moet je de factuur uitreiken?
| Situatie | Uiterste termijn |
|---|---|
| Na levering of afwerking van een dienst | Ten laatste de 15e dag van de maand volgend op de maand van levering of dienstverlening |
| Na ontvangen betaling (zonder voorafgaande factuur) | Ten laatste de laatste dag van de maand waarin de betaling ontvangen is |
Creditnota’s
Een creditnota stel je op om een fout op een eerder uitgereikte factuur recht te zetten (gedeeltelijk of volledig). Een correcte creditnota vermeldt:
- Het woord “creditnota” in plaats van “factuur”
- De tekst: “BTW terug te storten aan de Staat in de mate dat zij teveel in aftrek is gebracht”
- Een aparte nummering en apart klassement ten opzichte van je facturen
Handel met het buitenland
Facturen voor leveringen aan of diensten in het buitenland kunnen een bijzonder BTW-regime volgen. Omdat de regels hier complex zijn (intracommunautaire leveringen, export buiten de EU, diensten met plaatsbepaling), is het aangewezen eerst met ons te overleggen voordat je de factuur opmaakt.
Eigen investering en privégebruik
- Factuur “eigen investering”: maak één kopie voor bij de aankopen en één verkoopfactuur bij de verkopen. De te factureren waarde bespreek je best vooraf met ons kantoor.
- Factuur “eigen privégebruik”: wanneer je goederen of diensten van de onderneming voor privédoeleinden gebruikt, maak je een factuur aan jezelf op — zonder vermelding van je BTW-nummer.
