Buitenlandse btw terugvragen — hoe doe je dat?
Betaalde je in het buitenland btw op beroepskosten? Die vraag je terug via Intervat-VatRefund, niet via je Belgische btw-aangifte. Let op de jaarlijkse deadline van 30 september.
In het kort
Koop je in het buitenland goederen of diensten aan voor je onderneming en betaal je daarvoor lokale btw? Dan kan je dat bedrag terugvorderen — maar niet via je Belgische btw-aangifte. Daarvoor gebruik je een aparte procedure via Intervat-VatRefund van de FOD Financiën. Let op: een laattijdig verzoek wordt zonder uitzondering geweigerd.
Eerste stap: geef altijd je btw-nummer door
Wanneer je in het buitenland goederen of diensten afneemt voor je economische activiteit, geef je altijd je Belgisch btw-nummer mee aan de leverancier. Op die manier kan de leverancier de btw-regeling “verlegd” toepassen (intracommunautaire levering), en betaal je in principe geen buitenlandse btw.
Toch wordt soms toch buitenlandse btw aangerekend — voor die gevallen bestaat de teruggaveprocedure hieronder.
Hoe vraag je de buitenlandse btw terug?
De aanvraag verloopt volledig elektronisch via Intervat-VatRefund op de website van de FOD Financiën. België stuurt je aanvraag door naar de fiscus van de EU-lidstaat waar je de btw betaalde.
Wanneer moet je een factuurkopie toevoegen?
| Situatie | Drempel voor verplichte kopie |
|---|---|
| Gewone aankopen (goederen/diensten) | Maatstaf van heffing ≥ € 1.000 |
| Brandstof | Maatstaf van heffing ≥ € 250 |
Afhankelijk van de betrokken lidstaat kunnen extra documenten gevraagd worden.
Deadline: 30 september — mis die niet
Je hebt tijd tot 30 september van het jaar volgend op de factuurdatum om je verzoek in te dienen.
Voorbeeld: voor buitenlandse facturen van 2025 heb je tot 30 september 2026 de tijd.
Een laattijdig ingediend verzoek wordt automatisch geweigerd — er is geen tweede kans.
Hoe wordt je verzoek beoordeeld?
De buitenlandse fiscus beslist binnen 4 maanden na ontvangst van je aanvraag. Ze kunnen je rechtstreeks contacteren voor bijkomende inlichtingen.
Je verzoek wordt goedgekeurd als aan alle voorwaarden is voldaan:
- De leverancier mocht jou wettelijk buitenlandse btw aanrekenen op de factuur. Let op: een foutieve “btw verlegd”-factuur kan leiden tot weigering van de teruggave — dan moet je zelf onderhandelen met je buitenlandse leverancier.
- De btw is niet uitdrukkelijk uitgesloten van teruggave (bv. sommige hotelkosten zijn uitgesloten in bepaalde lidstaten).
- De kosten zijn beroepsmatig noodzakelijk.
- Je bent in die lidstaat zelf niet btw-registratieplichtig.
Na goedkeuring ontvang je het bedrag binnen 10 werkdagen.
Uitzondering: je hebt een buitenlands btw-nummer
Ben je in het land van de leverancier zelf ook btw-plichtig en heb je er een lokaal btw-nummer? Dan volg je de normale aangifteprocedure van die lidstaat in plaats van de Intervat-VatRefund-procedure.
Praktische tips
- Geef altijd je btw-nummer mee bij buitenlandse aankopen — zo vermijd je het probleem aan de bron.
- Controleer je facturen op correcte btw-behandeling vóór het einde van het jaar; correcties achteraf kosten tijd en risico op verlies.
- Stel niet uit: de 30-september-deadline is onverbiddelijk.
