BTW op voorschotten: hoe factureer je correct?
BTW op een voorschot is opeisbaar op het moment van ontvangst of bij opmaak van de voorschotfactuur. Leer hoe je correct factureert, afrekent en omgaat met de tolerantie voor particuliere klanten.
In het kort
Factuur je een voorschot? Dan is de BTW opeisbaar zodra je het voorschot ontvangt of zodra je de voorschotfactuur opmaakt — het vroegste van beide telt. Die BTW verwerk je in de aangifte van het kwartaal (of de maand) waarin dat moment valt. Voor particuliere klanten bestaat er een administratieve tolerantie waarmee je de BTW mag uitstellen tot je effectief betaald bent — maar die methode vraagt een aparte werkwijze.
1. Wanneer is BTW opeisbaar op een voorschot?
BTW is opeisbaar op de datum van ontvangst van het voorschot of op de datum van opmaak van de voorschotfactuur, naargelang welk moment het vroegst valt.
De voorschotfactuur maak je op uiterlijk de 15e dag van de maand die volgt op de maand van ontvangst van het voorschot.
Voorbeeld: ontvang je een voorschot op 10 maart, dan moet je de voorschotfactuur ten laatste op 15 april opmaken.
2. Stap voor stap: hoe factureer je een voorschot?
Stap 1 — Bepaal het juiste BTW-tarief
Kies het tarief dat van toepassing is op de onderliggende prestatie (6 %, 12 % of 21 %). Zorg dat je dit tarief consequent toepast op alle voorschot- en eindfacturen binnen hetzelfde dossier.
Stap 2a — Voorschot op exclusief bedrag (aanbevolen)
Bepaal het voorschotbedrag exclusief BTW en voeg de BTW eraan toe:
| Situatie | Aanpak |
|---|---|
| Werk aan woning ouder dan 10 jaar (6 %-tarief) | € 5.000,00 + 6 % BTW — vermeld de vereiste attesten op de factuur |
| Werk dat niet aan de 6 %-voorwaarden voldoet | € 5.000,00 + 21 % BTW |
| BTW verlegd (medecontractant-stelsel) | Geen BTW op de factuur; vermeld “BTW verlegd” |
Stap 2b — Voorschot op een “rond totaalbedrag” (af te raden)
Soms stort een klant uit vrije wil een rond bedrag. In dat geval bereken je de BTW terug uit het ontvangen bedrag:
| Situatie | Formule |
|---|---|
| 6 %-tarief | Ontvangen bedrag ÷ 1,06 = excl. BTW; BTW = ontvangen bedrag − excl. bedrag |
| 21 %-tarief | Ontvangen bedrag ÷ 1,21 = excl. BTW; BTW = ontvangen bedrag − excl. bedrag |
| BTW verlegd | Geen BTW berekenen |
Fisc@West raadt de “rond bedrag”-methode af omdat ze omslachtiger is en meer kans op rekenfouten geeft.
Stap 3 — Meerdere voorschotten
Werk bij elk volgend voorschot op dezelfde manier. Houd het tarief consistent.
Stap 4 — Eindafrekening
- Bereken de totaalprijs exclusief BTW van de volledige opdracht.
- Trek alle eerder gefactureerde voorschotten exclusief BTW af.
- Bereken de BTW op het saldo.
Stap 5 — Belangrijke aandachtspunten
- Ook als een klant vrijwillig een voorschot betaalt, ben je verplicht een voorschotfactuur op te maken.
- Pas op alle facturen in een dossier consequent hetzelfde BTW-tarief toe.
- Verandert de opdrachtgever? Zorg dan dat alle facturen in de keten aan dezelfde geadresseerde zijn gericht. Indien nodig maak je creditnota’s op om de keten te corrigeren.
3. Tolerantie voor particuliere klanten: betalingsverzoek
Let op: deze methode is optioneel en omslachtig. Fisc@West past ze alleen toe als de klant expliciet vraagt de BTW-voorfinanciering te vermijden.
Op basis van circulaire 2019/C/65 heeft de FOD Financiën een administratieve tolerantie ingevoerd: onder bepaalde voorwaarden hoef je de BTW pas te betalen wanneer je zelf betaald bent door de klant.
Voorwaarden
- Alleen van toepassing op particulieren (geen BTW-nummer en geen rechtspersoon) voor wie je een factuur uitreikt.
- De methode moet consequent worden toegepast (geen gemengd gebruik binnen hetzelfde dossier of dezelfde klantrelatie).
Werkwijze: twee nummerreeksen
Reeks 1 — Betalingsverzoeken (i.p.v. voorschotfacturen)
Gebruik voor particuliere klanten bij het opvragen van een voorschot een betalingsverzoek — een document dat volledig gelijk is aan een factuur (inclusief het BTW-bedrag), maar:
- het woord “factuur” niet bevat,
- en de BTW niet apart vermeldt op het document.
Het betalingsverzoek zorgt voor een ondubbelzinnig identificeerbare betaling.
Reeks 2 — Facturen na ontvangst van betaling
Je factureert pas op het moment dat de klant (geheel of gedeeltelijk) betaald heeft:
| Situatie | Aanpak |
|---|---|
| Volledige betaling ontvangen | Maak de factuur op; verwijs naar het betalingsverzoek (nr. + datum van betaling) |
| Gedeeltelijke betaling ontvangen | Maak direct een factuur voor het ontvangen bedrag; bereken de BTW terug uit het ontvangen bedrag; verwijs naar het nog openstaand saldo van het betalingsverzoek |
Waarom toch kiezen voor deze methode?
Je financiert op deze manier geen BTW voor in afwachting van de betaling door je klant, en je blijft toch in regel met de boekhoudwet. De keerzijde is de administratieve complexiteit van twee nummerreeksen en de strikte opvolgingsvereisten.
