De 40-dagenregel: wanneer is een werkplek tijdelijk voor de belastingvrije kilometervergoeding?
De 40-dagenregel bepaalt of een werkplek als tijdelijk of vast wordt beschouwd. Rij je minder dan 40 dagen per jaar naar dezelfde locatie, dan geldt de ritkostenvergoeding als belastingvrije beroepsverplaatsing. Overschrijd je die grens, dan wordt de verplaatsing geherkwalificeerd als woon-werkverkeer.
In het kort
De 40-dagenregel is het fiscale criterium dat bepaalt of een werkplek tijdelijk of vast is. Rij je minder dan 40 dagen per kalenderjaar naar dezelfde locatie, dan beschouwt de fiscus die ritten als beroepsverplaatsingen — en kan je werkgever of vennootschap je een belastingvrije kilometervergoeding toekennen. Overschrijd je die grens, dan wordt de werkplek als vast bestempeld en valt de ritkostenvergoeding terug op het (minder voordelige) regime voor woon-werkverkeer.
Wat is de 40-dagenregel?
De regel maakt een onderscheid tussen twee types werkplekken:
| Type werkplek | Voorwaarde | Fiscale behandeling reiskosten |
|---|---|---|
| Tijdelijke werkplek | Minder dan 40 dagen/jaar naar dezelfde locatie | Beroepsverplaatsing — belastingvrije km-vergoeding mogelijk |
| Vaste werkplek | 40 dagen of meer/jaar naar dezelfde locatie | Woon-werkverkeer — beperktere fiscale vrijstelling |
De grens van 40 dagen geldt per kalenderjaar en per afzonderlijke werkplek. Je telt dus niet het totale aantal reisdagen, maar het aantal dagen dat je naar één en dezelfde locatie reist.
Hoe pas je de regel toe?
1. Bijhouden van je reisdagen
Een correcte toepassing vereist een nauwkeurige administratie:
- Houd een reisverslag bij met datum, bestemming en reden van elke verplaatsing.
- Telt per werkplek afzonderlijk — je kunt dus meerdere tijdelijke werkplekken tegelijk hebben.
- Zowel werkgever als werknemer/bedrijfsleider zijn gebaat bij een duidelijk en controleerbaar dossier.
2. Consequenties bij overschrijding
Zolang je minder dan 40 dagen naar een werkplek reist, blijft de kilometervergoeding voor die verplaatsingen belastingvrij (binnen de geldende grensbedragen). Zodra je de 40 dagen overschrijdt:
- wordt de werkplek als vast beschouwd voor de rest van het kalenderjaar,
- vervalt de belastingvrije status van de km-vergoeding voor die werkplek,
- worden de ritten geherkwalificeerd als woon-werkverkeer.
Praktisch
- Werk je regelmatig bij een klant op locatie, maar niet meer dan 40 dagen per jaar? Dan zijn die verplaatsingen beroepsverplaatsingen.
- Plan je aanwezigheid bij een vaste klant zo mogelijk over meerdere locaties, zodat je de 40-dagengrens per locatie niet overschrijdt — mits dit organisatorisch zinvol en aantoonbaar is.
- Bij een eventuele belastingcontrole is het reisverslag je bewijsstuk. Houd het actueel en gedetailleerd bij.
Let op: de forfaitaire kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen is geïndexeerd en wijzigt periodiek. Sinds 1 april 2026 geldt een kwartaalindexering. Vraag het actuele bedrag op bij je sociaal secretariaat of raadpleeg de tarievenlijst van Securex of Liantis.
