Kilometervergoedingen voor dienstverplaatsingen
Gebruik je je eigen wagen voor professionele verplaatsingen? Dan kan je werkgever of vennootschap een forfaitaire kilometervergoeding toekennen die vrij is van RSZ en belasting. Dit artikel geeft de actuele bedragen (kwartaal- en jaarsysteem), de administratieve spelregels en de fiscale aftrekbaarheid voor de vennootschap.
In het kort
Gebruik je als werknemer of bedrijfsleider je eigen wagen voor professionele verplaatsingen? Dan mag je werkgever of vennootschap je een forfaitaire kilometervergoeding uitbetalen. Die vergoeding is vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belastingen, op voorwaarde dat je de correcte bedragen toepast en een deugdelijke rittenadministratie bijhoudt. Er bestaan twee systemen: een kwartaalsysteem dat sneller inspeelt op brandstofprijzen, en een jaarsysteem met één vast bedrag per jaar. Je kiest één systeem en houdt dat consequent aan gedurende de geldende periode.
1. Actuele bedragen 2025–2026
Sinds oktober 2022 bestaan er twee indexeringssystemen voor de kilometervergoeding. Het kwartaalsysteem past het bedrag elke drie maanden aan op basis van de brandstofprijzen en de gezondheidsindex, en speelt dus sneller in op prijsevoluties. Het jaarsysteem heeft één vast bedrag dat jaarlijks per 1 juli wordt vastgesteld. Je moet kiezen voor één systeem en dit consequent toepassen gedurende de geldende periode.
| Periode | Kwartaalbedrag | Jaarbedrag |
|---|---|---|
| 01/10/2026 – 31/12/2026 | € 0,4452/km | € 0,4761/km |
| 01/07/2026 – 30/09/2026 | € 0,4440/km | € 0,4761/km |
| juni 2026 ¹ | € 0,5055/km | € 0,4449/km |
| mei 2026 ¹ | € 0,4841/km | € 0,4449/km |
| april 2026 ¹ | € 0,4571/km | € 0,4449/km |
| 01/01/2026 – 31/03/2026 | € 0,4326/km | € 0,4449/km |
| 01/10/2025 – 31/12/2025 | € 0,4312/km | € 0,4449/km |
| 01/07/2025 – 30/09/2025 | € 0,4309/km | € 0,4449/km |
| 01/04/2025 – 30/06/2025 | € 0,4320/km | € 0,4415/km |
| 01/01/2025 – 31/03/2025 | € 0,4290/km | € 0,4415/km |
¹ In april, mei en juni 2026 gold in het kwartaalsysteem uitzonderlijk een tijdelijk bedrag per maand in plaats van één bedrag voor het hele kwartaal.
Wettelijke basis: KB 13 juli 2017 (kwartaalindexering) · KB 18 januari 1965 (jaarindexering) · Omzendbrief nr. 762 (BS 15/12/2025) · Omzendbrief nr. 764 (20/03/2026) · Circulaire 2026/C/64 · Omzendbrief nr. 767 (jaarbedrag 01/07/2026–30/06/2027) · Circulaire 2026/C/92 (15/10/2026)
Kwartaal- of jaarsysteem?
Het jaarsysteem (€ 0,4761/km, geldig van 01/07/2026 tot 30/06/2027) geeft momenteel een hoger bedrag dan het kwartaalsysteem (€ 0,4452/km in het vierde kwartaal van 2026), maar je moet dit systeem het hele jaar aanhouden. Wil je overstappen naar het kwartaalsysteem? Dat kan enkel per 1 juli van elk jaar.
2. Carpooling: extra vergoeding
Vervoer je collega’s mee tijdens een dienstverplaatsing? Dan mag je als bestuurder je kilometervergoeding verhogen met een bijkomend bedrag per meerijder:
| Periode | Extra per passagier per km |
|---|---|
| Tot 30/06/2025 | + € 0,2175 |
| Vanaf 01/07/2025 | + € 0,2241 |
De meerijdende collega’s hebben zelf geen recht op een vergoeding.
3. Maximum aantal kilometers
De forfaitaire kilometervergoeding geldt voor maximaal 24.000 kilometer per jaar. Rij je meer kilometers, dan kan je voor het surplus enkel de werkelijke kosten bewijzen en terugvorderen.
Bewaarplicht — rittenadministratie verplicht Houd steeds een rittenadministratie bij: datum, vertrek- en aankomstadres, doel van de verplaatsing en aantal kilometers. Zonder dit bewijs kan de fiscus de vrijstelling verwerpen.
4. Welke verplaatsingen komen in aanmerking?
De kilometervergoeding geldt uitsluitend voor dienstverplaatsingen, niet voor woon-werkverkeer. Voorbeelden van dienstverplaatsingen:
- Bezoeken aan klanten, leveranciers of filialen
- Vergaderingen buiten de gewone werkplaats
- Opleidingen, seminars of netwerkevents
- Bezoek aan bank, notaris of overheidsinstantie voor beroepszaken
- Ophalen of leveren van documenten en goederen
- Inspecties, audits of werfbezoeken
- Bezoek aan externe adviseurs of consultants
5. Fiscale aftrekbaarheid voor de vennootschap
De uitbetaalde kilometervergoeding is voor de vennootschap aftrekbaar als autokost. De aftrekbeperking hangt af van het type voertuig én de aanschafdatum:
| Voertuig | Vóór 01/07/2023 | 01/07/2023 – 31/12/2025 | Vanaf 01/01/2026 |
|---|---|---|---|
| Motorfiets / bromfiets | 100% | 100% | 100% |
| Elektrisch (0 g CO₂) | 100% | 100% | 100% → afbouw naar 67,5% (2031) |
| Thermisch (benzine/diesel) | CO₂-formule (50–100%) | Max. 75% (2025) → afbouw naar 0% (2028) | 0% — niet meer aftrekbaar |
Nieuwe thermische wagens vanaf 2026
Koopt, leaset of huurt je vennootschap vanaf 1 januari 2026 een nieuwe wagen met verbrandingsmotor? Dan zijn de autokosten — inclusief de kilometervergoedingen — niet meer fiscaal aftrekbaar. Enkel koolstofemissievrije voertuigen behouden volledige aftrekbaarheid.
Afbouw aftrekbaarheid elektrische wagens (aangeschaft vanaf 01/01/2027)
Voor emissievrije voertuigen aangeschaft vanaf 2027 daalt de aftrekbaarheid geleidelijk:
| Jaar | Aftrekbaarheid |
|---|---|
| 2027 | 95% |
| 2028 | 90% |
| 2029 | 82,5% |
| 2030 | 75% |
| 2031 en later | 67,5% |
Wettelijke basis: Art. 66 WIB 1992 zoals gewijzigd door Wet 25/12/2017 en Programmawet 2023
→ Meer info: Aftrekbeperking autokosten
6. Plug-in hybride: gesplitste aftrekregeling
Voor plug-in hybride wagens aangekocht, geleased of gehuurd tussen 1 juli 2023 en 31 december 2025 geldt een gesplitste aftrekregeling:
| Kostensoort | Aftrekbaarheid |
|---|---|
| Elektriciteitskosten | 100% aftrekbaar |
| Brandstofkosten (benzine/diesel) | Max. 50% (2025) → afbouw naar 0% (2028) |
| Overige autokosten | Max. 75% (2025) → afbouw naar 0% (2028) |
Bij de kilometervergoeding wordt de vergoeding fictief gesplitst:
- 30% van de vergoeding → brandstofkosten (beperkte aftrek)
- 70% van de vergoeding → overige autokosten (max. 75% in 2025)
Plug-in hybride vóór 01/07/2023? Dan geldt de gewone CO₂-formule (50–100% aftrek). De gesplitste regeling is enkel van toepassing op voertuigen aangeschaft in de overgangsperiode.
Wettelijke basis: Art. 66 §1 en §2 WIB 1992 · Circulaire 2023/C/78
7. Administratieve verplichtingen
Fiscale fiche 281.10 of 281.20
Vermeld het totaalbedrag van de uitbetaalde kilometervergoeding op de fiscale fiche onder de rubriek “forfaitaire vergoedingen vastgesteld overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen”:
- Fiche 281.10 — werknemer
- Fiche 281.20 — bedrijfsleider
Checklist administratie
- Rittenadministratie bijhouden (datum, traject, doel, km)
- Maandelijkse of periodieke afrekening opstellen
- Bedrag vermelden op de juiste fiche (281.10 of 281.20)
- Maximum van 24.000 km/jaar respecteren voor het forfait
8. Sectorale verplichtingen
In de privésector mag je als werkgever zelf kiezen of je de maximale forfaitaire vergoeding toepast of een lager bedrag hanteert. In bepaalde sectoren is de toepassing van het forfait echter verplicht via sectorale cao’s. Raadpleeg het paritair comité voor de specifieke regels in jouw sector.
9. Woon-werkverkeer ≠ kilometervergoeding
De forfaitaire kilometervergoeding geldt enkel voor dienstverplaatsingen, niet voor woon-werkverkeer. Dit onderscheid is cruciaal en wordt vaak verkeerd begrepen.
De 40-dagenregel
Een locatie waar je 40 dagen of meer per kalenderjaar aanwezig bent, wordt beschouwd als een vaste plaats van tewerkstelling. Verplaatsingen naar die locatie zijn dan woon-werkverkeer — geen dienstverplaatsingen. De 40 dagen hoeven niet op elkaar te volgen.
Praktische situaties:
| Situatie | Kilometervergoeding mogelijk? |
|---|---|
| Zetel BV = thuisadres, je werkt thuis | Geen woon-werk → enkel dienstverplaatsingen vergoedbaar |
| Zetel BV = thuisadres, je werkt < 40 dagen/jaar bij klant X | Ja — verplaatsingen naar klant X = dienstverplaatsing |
| Zetel BV = thuisadres, je werkt ≥ 40 dagen/jaar bij klant X | Nee — verplaatsingen naar klant X = woon-werkverkeer |
| Zetel BV ≠ thuisadres (apart kantoor) | Nee — thuis → kantoor = woon-werkverkeer |
| Meerdere klanten, elk < 40 dagen/jaar | Ja — alle klantenbezoeken = dienstverplaatsingen |
Waar staat de zetel van je BV?
De locatie van je maatschappelijke zetel bepaalt mee of er woon-werkverkeer ontstaat. Staat de zetel op je thuisadres én werk je voornamelijk thuis? Dan heb je in principe geen woon-werkverkeer en zijn verplaatsingen naar klanten wél dienstverplaatsingen (tenzij je er ≥ 40 dagen per jaar naartoe gaat).
Staat de zetel elders — een apart kantoor of co-working space? Dan is de dagelijkse verplaatsing naar dat kantoor woon-werkverkeer, waarvoor geen kilometervergoeding kan worden uitbetaald.
Alternatief voor woon-werkkilometers
Voor woon-werkkilometers met je eigen wagen bestaat een forfaitaire kostenaftrek van € 0,15 per kilometer (art. 66bis WIB 92). Dit is geen kilometervergoeding van de werkgever, maar een aftrekbare beroepskost bij je aangifte personenbelasting.
Gevolgen voor voordeel alle aard (VAA) bij bedrijfswagen
Rijdt de bedrijfsleider met een bedrijfswagen naar een vaste werkplek (≥ 40 dagen/jaar), dan ontstaat er een belastbaar voordeel alle aard voor het woon-werkgedeelte. Dit geldt ook als de zetel thuis staat maar je structureel bij dezelfde klant werkt.
Enkel bij uitsluitend beroepsmatig gebruik is er geen VAA. Dat vereist:
- Effectief geen privégebruik van de bedrijfswagen
- Geen vaste werkplek elders (nergens ≥ 40 dagen/jaar)
- Een privéwagen voor persoonlijke verplaatsingen
- Gedetailleerde rittenadministratie (datum, traject, km per rit)
Wettelijke basis: Art. 66bis WIB 92 (forfait woon-werk) · Ci.RH.241/509.803 (40-dagenregel) · Art. 36 §2 WIB 92 (VAA bedrijfswagen)
